本文由江苏高瞻律师事务所（南京）劳动用工团队整理，结合企业劳动仲裁及日常用工管理中的常见举证问题，从企业管理角度梳理。

很多老板直到收到劳动仲裁通知，才开始让HR找证据。结果经常是：“劳动合同找到了，考勤怎么没有？”“员工确实绩效不达标，为什么没有完整考核记录？”“员工手册有，但是当时有没有让员工签收？”“辞退通知发了，可是送达记录在哪里？”企业真正容易吃亏的，有时候不是事情没发生，而是：发生过，但公司证明不了。

那么，公司劳动仲裁到底应该保存哪些证据？简单来说，企业至少要重点保存5类用工证据：第一类：入职证据；第二类：履职管理证据；第三类：考勤休假证据；第四类：薪酬社保证据；第五类：离职解除证据。

这5类材料基本覆盖了企业常见的劳动争议，包括未签劳动合同、绩效不达标、调岗、严重违纪、加班、工资以及违法解除等。

一、第一类：入职证据——证明“当初到底约定了什么”

员工入职时留下的材料，是企业劳动用工证据链的起点。建议至少保存：《劳动合同》、《员工入职登记表》、岗位说明书、薪酬确认材料、学历、资质等岗位相关材料、《员工手册》及规章制度签收、告知记录、入职培训记录，尤其要检查劳动合同中的：合同期限、签订日期、工作岗位、工作地点、工资标准、试用期等内容。

《劳动合同法》第十条规定，建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。所以，劳动合同不能等员工申请劳动仲裁以后才去找。

员工入职时形成材料，形成后及时归档，这才是企业正确的做法。如果企业后续可能依据员工手册进行违纪处理，还要注意：有员工手册，不等于已经完成有效的制度告知。

对于涉及劳动者切身利益的规章制度，还应关注制定程序以及公示、告知等问题。《劳动合同法》第四条对此作出了规定。

二、第二类：履职管理证据——绩效、调岗、违纪不能只靠口头说

这是劳动仲裁中非常容易出现举证问题的一类。公司说：“这个员工绩效一直不达标。”“我们已经提醒过他很多次。”“员工严重违反公司制度。”这些话，公司内部可能都知道。但到了劳动仲裁阶段，仲裁庭看的还是：有没有材料能够证明？

如果是绩效不达标，建议保存：

考核标准＋考核结果＋绩效考核表＋沟通记录＋改进过程＋送达或确认记录。不要只留一张最终的“绩效不合格表”。

更完整的证据链应该是：公司制定了什么标准 → 员工是否知道 → 实际表现如何 → 公司如何考核 → 是否沟通、辅导或改进 → 最终结果如何。

如果是员工严重违纪，建议保存：

违纪事实＋制度依据＋调查材料＋处理决定＋送达/公示记录。尤其是公司准备依据严重违纪解除劳动合同，更不能只有一张《解除劳动合同通知书》。要能够回答：员工具体违反了什么制度？具体违纪事实是什么？公司依据的制度是否已经依法制定并向员工公示或者告知？为什么该行为达到可以解除劳动合同的程度？

《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者严重违反用人单位规章制度的，用人单位可以解除劳动合同；但企业实际解除时，仍需结合具体事实、制度内容和证据情况判断。而根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十四条，因用人单位作出的辞退、解除劳动合同等决定发生劳动争议的，用人单位负举证责任。

所以，公司不是“发了辞退通知”就结束了。真正重要的是：为什么可以辞退，公司能不能证明。

三、第三类：考勤休假证据——加班争议不能只剩一张考勤截图

考勤是企业最容易忽视、劳动仲裁中又经常被调取的一类材料。建议企业按月保存：月度考勤表、原始打卡数据、请假申请及审批记录、加班申请、审批记录、加班工作安排、调休记录，这里有一个老板经常误解的问题：员工下班以后还有打卡记录，不等于当然存在加班。

但如果员工已经提交证据证明加班事实存在，而且相关证据由公司掌握，公司也不能简单地说“没有”。《劳动争议司法解释（一）》第四十二条明确，劳动者主张加班费，原则上需要就加班事实承担举证责任；

但如果相关加班证据由用人单位掌握而用人单位不提供，可能承担不利后果。因此，企业不要只保存一张考勤表。最好能够形成：原始考勤＋加班审批＋工作安排＋工资核算＋加班费支付记录相互印证。

四、第四类：薪酬社保证据——工资一定要“对得上”

工资争议中，公司经常认为：“钱我已经转给员工了，为什么还要证明？”因为一笔银行流水通常只能证明“转过钱”，还需要进一步说明：这笔钱是什么？工资怎么算？绩效怎么算？有没有加班费？有没有其他工资项目？

所以建议保存：月度工资表、工资核算明细、银行转账记录、工资条或签收记录、绩效、提成、奖金发放记录、加班费核算及支付记录、社保缴费记录，企业最好做到：工资表能够对应工资核算，工资核算能够对应银行流水，工资项目能够对应员工实际收入。

也就是说：不要只保存“付款证据”，还要保存“计算依据”。这样发生劳动仲裁时，才能解释清楚工资到底是怎么算出来的。

五、第五类：离职、辞退证据——发解除通知之前，先做一次“证据体检”

很多企业真正出现劳动仲裁风险，是在辞退员工的时候。

员工主动离职

建议保存：书面离职申请＋审批记录＋工作交接材料＋工资结算材料。

双方协商解除

建议签订书面的《解除劳动合同协议书》，明确：解除日期、工资结算、经济补偿、社保处理、双方权利义务

公司单方解除

 建议在发出解除通知之前，先检查：解除理由＋事实证据＋制度依据＋解除通知＋送达凭证。例如公司以“严重违纪”为由辞退员工，就要检查：员工违反了什么制度？具体违纪事实是什么？证据在哪里？制度是否已经向员工公示或者告知？解除理由与员工行为是否对应？解除通知是否已经有效送达？

不要先发通知，后面再想办法补证据。因为解除劳动合同争议发生后，用人单位对解除决定承担相应的举证责任。

六、公司保存劳动仲裁证据，最容易犯的5个错误

1. 只保存结果，不保存过程

例如只有一份“绩效不达标通知”，却没有考核标准、沟通记录和改进过程。

2. 只保存截图，不保存原始数据

尤其是考勤、企业微信、微信、邮件等电子证据，尽量保留原始记录及完整上下文。

3. 只有员工手册，没有制度告知证据

员工手册本身和员工已经知悉相关制度，是两个不同的问题。

4. 认为员工签字了就万事大吉

签字只是证据的一部分，还要结合签署时间、内容以及其他材料综合判断。

5. 辞退之后才开始“补证据”

这是企业最需要避免的做法。劳动仲裁证据可以整理，但不要为了诉讼结果事后制造不存在的事实或者材料。

企业真正需要做的是：在事情发生的时候，就把证据留下来。

七、南京企业遇到劳动仲裁，证据应该怎么准备？

如果南京企业已经收到劳动仲裁通知，不建议把所有员工资料一股脑提交。更合理的方式是：根据员工的仲裁请求逐项建立证据清单。例如：

员工主张违法解除

重点核查：劳动合同＋员工手册＋解除依据＋违纪/绩效证据＋沟通记录＋解除通知＋送达凭证。

员工主张加班费

重点核查：考勤＋加班审批＋工作安排＋工资表＋加班费支付记录。

员工主张工资差额

重点核查：劳动合同＋薪酬约定＋工资表＋工资核算＋银行流水＋工资条。

员工主张未签劳动合同二倍工资

重点核查：入职时间＋劳动合同签订时间＋劳动合同文本＋实际用工情况。

也就是说：先确定员工到底在仲裁中主张什么，再反向整理对应证据。这比简单地“把公司所有资料都拿出来”更有效。

八、公司真正要建立的，不是“证据堆”，而是“证据链”

很多企业会问：“我们已经保存了很多材料，为什么还是觉得不放心？”原因很简单。证据不是越多越好，而是要能够证明具体事实。

一张工资流水，可能只能证明付款；一份员工手册，可能只能证明制度内容；一张考勤表，也未必能够单独解决加班争议；一张解除通知，更不能当然证明解除理由成立。

企业真正需要建立的是：事实 → 制度 → 管理过程 → 结果 → 送达这条完整的证据链。

从南京企业日常用工合规的角度看，与其等劳动仲裁来了再临时找材料，不如平时就把员工档案、考勤、工资、绩效、违纪和离职材料按类别固定下来。证据留在平时，风险才能控制在平时。

九、法律依据

本文主要涉及以下法律、司法解释：

《中华人民共和国劳动合同法》第四条、第十条、第三十九条：涉及规章制度、公示告知、书面劳动合同以及严重违纪解除等问题。

《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条、第三十九条：涉及劳动争议举证责任以及用人单位掌握管理的证据不提供时的不利后果。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十二条、第四十四条：分别涉及加班费举证以及因用人单位作出的辞退、解除劳动合同等决定发生争议时的举证责任。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（二）》已于2025年9月1日起施行，目前属于现行劳动争议司法解释体系。

本文结合现行法律环境整理。具体案件中，证据的证明力及举证责任仍需结合劳动合同、规章制度、证据形成过程、仲裁请求及案件事实综合判断。

高瞻劳动用工律师提醒

劳动仲裁真正考验的，不只是企业“有没有做过”，而是：企业能不能把自己做过的事情证明出来。尤其是准备辞退员工、处理严重违纪、认定绩效不达标、调整岗位薪酬，或者已经收到劳动仲裁通知的企业，更应该先检查现有证据，而不是等开庭后再临时补材料。

如果企业存在未签劳动合同、辞退程序不规范、员工离职风险，或者已经收到仲裁通知、被仲裁，被起诉，收到法院传票，建议尽早固定证据并制定应对方案。

江苏高瞻律师事务所劳动用工团队为您提供劳动仲裁，公司用工合规法律服务。

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